Co Vám implementátor neřekne - zkušenosti zákazníka
Jsme malá firma, jeden majitel plus dva zaměstnanci. Díky neustálému nárůstu zakázek nám vyvstala potřeba rozšíření softwarového zázemí firmy. Doposud jsme používali systém MoneyS3. Jelikož nás výrazně začala tlačit potřeba evidence a plánování zakázek, museli jsme se poohlédnout po robustnějším řešení. Máme trošičku složitější situaci, protože činnost naší firmy tvoří 3 základní obory.
  1. Výroba reklamních předmětů, kdy se jedná o čistě zakázkovou výrobu.
  2. Výroba plechových komponentů, malosériová výroba.
  3. Výroba laminovacích strojů lamidesk.cz, jedná se o výrobu složitějších strojů s rozsáhlým kusovníkem.
Naší výbavu tvoří několik CNC a tiskových strojů, jejichž časové využití je relativně nízké. Největší časový podíl naší práce je právě v přípravě jednotlivých zakázek a jejich pečlivé sledování. 

 
Tomáš ​Václavík
jednatel společnosti Lamidesk s.r.o.

Mám zájem o podobné řešení

*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
 
 
Pole označená * jsou povinná.

Stav před implementací

Tohle raději ne
Nejdříve jsme hledali řešení v evidenci výroby EXCEL a podobné pomůcky. Řešili jsme doprogramování v ACCESU. Původně jsme měli představu, že do nového systému investujeme 20-40 000 Kč, což by nám vyřešilo akutní potřebu naší evidence. Jenže pokud jsme se podívali trošku do budoucnosti, už se toto řešení jevilo jako ne zcela ideální. Zcela scházela vazba na finance a to vlastně vyloučilo i možnost nákupu vyloženě výrobního softwaru.  Pokud nám porostou zakázky tak jako v minulosti je už nyní nově uvažovaný systém vlastně nepoužitelný.

Začal tedy nový průzkum na webu jaký software vlastně použít. Znamenalo to naučit se novou řeč, kterou mluví obor řízení podniků. To nebyl úplně jednoduchý krok a asi by měl existovat slovník, protože ze začátku vlasně nevíte, co hledáte. Postupem pátrání asi přijdete na to, že potřebuje ERP a že vlastě není určené jen velkým firmám.  Začnete se prokousávat jednotlivými funkcemi programů, začnete sledovat funkce řízení výroby.  A ještě horší je, pokud je Váš tok zakázek něčím mezi řízením projektů a řízením výroby.

Začali jsme oslovovat jednotlivé implementátory ERP systémů a začal kolotoč obchodních prezentací. Je velice vhodné, připravit si dopředu jakousi sebeanalýzu procesů byť by v maličké firmě a tu si načrtnout  graficky. Hodně prezentací jednotlivých programů se dnes dá vyřešit online prezentací a to výrazně šetří čas obou stran. Musím poznamenat, že zpočátku jsem byl rozpačitý v oslovování implementátorů v mých očích velkých systémů. Opravdu hodně jich má bezvadně vytvořené webové stránky a můžete z nich získat pocit, že jejich produkty jsou mimo rámec Vašich možností. Opak je však pravdou,  celkem překvapivě jsou schopni ušít Vám nabídku „za rozumně peněz rozumně muziky“.
Čtyřměsíční výběr
Po asi 4 měsících průzkumu nám zůstali čtyři adepti, mezi kterými jsme váhali a porovnávali. Chtěli jsme plnohodnotný systém, tak aby nám vystačil i v budoucnosti, ale protichůdně jsme chtěli z počátku procesu implementaci věnovat co nejméně času a až poté postupně doplňovat (i z ohledem na finanční rozpočet).

Zjistíte, že ve všech programech ERP nakonec uděláte všechno. Jen jde o to, aby to nebylo příliš často neohrabené. Velkým problém programů ERP, jak jsem vysledoval, je všeobecně zastaralost uživatelského rozhraní, jak kdyby se zde zastavil čas. Ve většině případů zapomeňte na interaktivní a intuitivní uživatelské rozhraní.  Měl jsem již neblahou zkušenost s nákupem softwaru k děrovacímu stroji JETCAM, který stál ve finále 400 tis. Kč. I když se s ním vlastně dalo nakonec "udělat všechno", přesto jsme ho vyměnili za TruTops, jenž je úžasně interaktivní (ta sranda stála 300 tis. Kč).

A nakonec po zvažování všech preferencí vlastně vyvstal primární požadavek na interaktivitu a maximální uživatelskou přívětivost nového softwarového nástroje.

Přínosy implementace

Chtějte demo
Implementároři ERP se obecně zdráhají poskytovat demoverze jejich produktů, s odůvodněním, že pokud nejste proškoleni, nemůžete s jejich produkty rozumně pracovat. Nedbejte jejich vytáček a tyto demoverze si vyžádejte. Souhlasím s tím, že asi těžko je začnete okamžitě používat. Jsem si však jist, že pokud se v některém orientuje výrazně lépe než v jiném, zůstane tomu tak i nadále. Každý člověk myslí trošku jinak a jsou mu příjemné jiné struktury a procesní postupy. Neváhejte a zkoušejte,i když Vás to bude stát hodně času. Ve své podstatě bych ze své zkušenosti (pokud nemáte někde známého) volil dema následujících Helios Orange, Altus Vario, Money S5, SAP Business One od Versino, což jsou největší hráči na trhu…

U nás co se týče interaktivity jednoznačně vítezí SAP Business One, jeho Kokpit s dashboardy a KPI ukazateli je úžasná záležitost (bude chtít hodně času dotvořit si je podle obrazu mého). SAP Business One obsahuje funkci Mapa vztahů, jenž zobrazuje vztahy mezi položkami/doklady. Příklad - pokud zobrazíte mapu faktury okamžitě se Vám graficky zobrazí celý prodejní cyklus související s uvedenou fakturou tzn. vidíte nabídku > zakázku > fakturu > jednu či více plateb. Pokud se autorům ještě podaří provázat související montážní zakázky, tedy výrobu, dostanou ode mne 5 hvězdiček.

Interaktivní mapa zobrazuje fantasticky i kusovníky. Pokud si dáte trochu práce a uložíte si obrázky k jednotlivým komponentám uvidíte je i v této mapě.

Úžasná funkce – Globální hledání (Enteprise Search) integrované v hlavní obrazovce. Jakékoli informace získáte na pár kliknutí. Okamžitě vrací výskyt klíčového slova  - strukturovaně podle jednotlivých druhů záznamů.

Helios Orange má uživatelské rozhraní docela v pohodě, ale žádný zázrak. Money - nejblíže k moderním Windows, budete se cítit jako v Outlooku, o interaktivitě si může nechat jen zdát. Propadák je Altus Vario – napsáno v Accesu, uživatelské rozhraní je pro mne vyloženě nepřátelské a musím se přiznat, že některé postupy jsou “proti srsti”.
Nápovědu budete potřebovat
Dalším z důležitých bodů se mi jevilo zpracování nápovědy a vzdělávacích materiálů. Každý z ERP má víceméně dobře zpracovanou nápovědu, většinou se však jedná jen o nápovědu lokální, tedy popsaná okna a dialogy. Já osobně jsem však čekal průvodce, který mne provede celým životem nákupních a prodejních zakázek a finančních toků tak, aby mi vysvětlil jednotlivé etapy.

U SAP Business One si vyžádejte příručku SAP Business One TO GO.
Plánovací kalendář – řeknete si samozřejmost. Omyl!
  • Helios Orange – nelze, pouze s řízením projektů, cena desítky tisíc.
  • Altus Vario - nelze, pouze s řízením projektů, cena ? tisíc.
  • Money S5 – nevím.
  • SAP Business One – přehledně zpracovaný se synchronizací s Outlookem, obrovské plus.

Maximálně jednoduše – takové bylo heslo už od počátku. Dalším kritériem byla jednoduchost zavádění. Jsme malí, nemáme skladníka. Šéf si myslí, že má vše pod kontrolou a tak je na obtíž pokud Vás ERP obtěžuje se složitými manuálními výdeji materiálů. Musí však existovat možnost tuto funkci zapnout až toho skladníka budeme mít. SAP Business One nabízí při práci se skladovými položkami funkci BACKFLUSH, která dokáže odepisovat sklad automaticky. Přesto lze u každé skladové položky nastavit manuální odepisování.
Nedokázal nikdo jiný.
Vždycky jde o peníze
Struktura a cena licencování = velký kámen úrazu. Je třeba zvážit kolik licencí si koupíte. Nákup ERP sebou nenese jen okamžitý výdej hotových peněz, ale je třeba myslet na podporu a hlavně i na pravidelnou platbu za aktualizace – tyto platby během několika let dosáhnou výše částky na pořízení licencí. Malý příklad - mám počítač v kanceláři a druhý ve skladě, nebo u stroje. Odhlašování jednoho a přihlašování na druhém je pro mne nad moje síly (zapomínám a pak běhám).

Rychlý přehled cen:
1 licence úplná + jedna  omezená – sklad, výroba, zakázky
  • Helios Orange + Money S5, SQL - 100 000,-
  • SAP Business One, SQL - 60 000,-
  • Altus Vario - 40 000,-
Implementace!
Strašák v podobě hromady peněz.

Pokud jste to nikdy nedělali, tak vlastně nevíte, o co jde, a vlastně vůbec nevíte, jak proběhne. Pokud se o ní bavíte s obchodníky ERP, máte pocit, že mluví cizí řečí. Věřte však, že jejich odhady času a nákladů pocházejí ze zkušenosti, ale nebojte se je trošku dotlačit na spodní hranici. 

Hodně pomůže, pokud si připravíte sebeanalýzu (a není to úplně jednoduché) postupů ve vaší firmě. Jedna věc je jistá, je třeba ji udělat písemně, ideálně graficky, hlava nestačí (alespoň mně ne).

Příklad: nabídka > zakázka > fakturace
  1. Mám často storna, vystavujeme nabídky, nebo rovnou zakázky.
  2. Popište si nejčastější struktury zakázek – jednoduchý prodej, nebo prodávám věci na zakázku - jak složité jsou.
  3. Které informace jsou třeba a které ne.
  4. Připravte si dopředu případný systém slev. V tom Vám implementátor nepomůže, případně to z Vás bude za peníze tahat.
  5. Sepište si dopředu požadavky na tiskové výstupy. V jaké fázi prodeje a výroby, co chcete tisknout - štítky, poznámky, výrobní postupy.
  6. Pokud budete mít připravené vzorové kusovníky, půjde Vám implementace jak po drátku.
Pokud budete mít štěstí (a nebo to nenechávejte na štěstí a dobrého implementátora si vyberte) bude Váš implementátor Vašim průvodcem. Někdy víc mlčte, ať nejdříve navrhne řešení on a pak až popište Váš systém – možná přijde na něco lepšího... A někdy víc mluvte …
Mnoho otázek
Ptejte se hodně: jaké číselné řady používají ostatní a hlavně proč? Jak vyplňovat okna si radši přečtěte v nápovědě – tam je to zadarmo. Implementátor je pokladna vědomostí a systemů, tahejte je z něj! A to se netýká jen programu ERP ale trošku i ostatních postupů ve firmě. Nezapomeňte, že projde třeba 5 firem za rok a hodně vidí … Asi třošku rozumu vynese zase i od Vás, proto se ptejte víc než ostatní.

Za mně, to kilo za to určitě stálo …

Hodně zvažujte nechat si na vaše postupy doprogramovat “robota”. Ono hodně věcí lze pak řešit jedním stiskem myši. Nechte si zprogramovat maximálně přehledné výstupy a sestavy – budete je pak používat každý den. Zjednodušujte! Od toho software je!

Celkem snadno jdou vyřešit vazby na podklady z jiných programů. Příklad - vyrábíme reklamní tabule a ke každé z nich malujeme podklady v Corelu. SAP nám vytváří adresáře jednotlivých zákazníků, v nich pak vytvoří přímo soubor .cdr, kterým má definovaný název skládající se z čísla zakázky, jména zákazníka a rozměru cedule, ten pak následně rovnou otevře. Vše na jeden dvojklik...
 

Stav po implementaci

  • Nasazením systému jsme vyřešili stávající problémy a připravili se na růst
  • Jeden systém nám řeší finance, sklady, výrobu a obchodní vztahy
  • Spoustu drobností, které nám usnadňují podnikání

Případová studie ke stažení

Máte dotaz nebo zájem o bezplatnou konzultaci?
Kontaktujte nás

Chat online

Chatujte s námi online a získtejte tak okamžitou odpověď

Zavolejte nám

+420 463 030 920

Pošlete nám e-mail

Napište nám Vaše dotazy, nebo poptávku

Další případové studie

Případová studie Linet

Společnost Linet je součástí nadnárodního holdingu s 20 dceřinými společnostmi po celém světě. Implementace řešení SAP® Business One přispěla ke sjednocení procesů napříč společnostmi, větší flexibilitě při zavádění změn i optimalizaci nákladů.

Více informací

Případová studie Linet

Arkov za 10 let naší spolupráce předběhl v IT i světové giganty

Společnost ARKOV hodnotí své rozhodnutí pro SAP Business One a Versino Solution Factory jako správné. Implementace systémového řešení přinesla očekávané výsledky a navíc napomohla firmě s optimalizací klíčových procesů.

Více informací

Arkov za 10 let naší spolupráce předběhl v IT i světové giganty

Případová studie IoT řešení pro Donauchem

Zprovoznili jsme testovací provoz chytrého IoT řešení, které v reálném čase monitoruje umístění IBC kontejnerů a zároveň sleduje teplotu a zůstatkové množství chemikálií v jednotlivých kontejnerech. Tyto informace jsou prostřednictvím sítě Sigfox přenášeny do speciální aplikace vyhodnocující naměřené údaje. Tímto způsobem je možné snadno identifikovat IBC kontejnery, které bude nutné v nejbližší době doplnit nebo vyměnit, a tak optimálně naplánovat dopravu.

Více informací

Případová studie IoT řešení pro Donauchem

Případová studie STŘÍDA SPORT s. r. o.

Podpora rychlého obchodního růstu prostřednictvím automatizace a digitalizace procesů se SAP® Business One.

Více informací

Případová studie STŘÍDA SPORT s. r. o.

Případová studie zákazníka ALFAVARIA Group s. r. o.

Hlavním důvodem k pořízení nového informačního systému byl trvale rostoucí objem zakázek a administrativy spojené s jejich vyřizováním. Důraz byl dále kladen na maximální zpřehlednění a vyladění procesů ve společnosti oproti původnímu stavu, a to od prvotního kontaktu se zákazníkem až po poprodejní servis. Tato potřeba se dotýkala všech oddělení, od nákupu přes prodej, expedici a servisní středisko. Původně používaný systém těmto představám zcela nevyhovoval a jeho další rozvoj již prakticky nebyl možný. Od první myšlenky na výměnu informačního systému ke spuštění poptávkového řízení uběhlo přibližně půl roku.

Více informací

Případová studie zákazníka ALFAVARIA Group s. r. o.

Případová studie zákazníka KONCEPT EKOTECH s.r.o.

Firma pro svoji činnost využívala systém, který byl dovyvíjen na míru jejím potřebám - v kombinaci s účetním softwarem. Podíl na společném vývoji umožnil pokročilé nastavení firemních procesů především v oblastech obchodní agendy a marketingu. S růstem počtu a objemu zakázek se zvyšoval tlak na systémovou podporu chodu firmy, bezpečnost a stabilitu. Stávající řešení kladlo zvýšené nároky na hardware klientských stanic a díky odděleným aplikacím neumožňovalo přístup k informacím v reálném čase, které jsou kritické především pro řízení obchodu a marketing.

Více informací

Případová studie zákazníka KONCEPT EKOTECH s.r.o.

Případová studie zákazníka USSPA, s.r.o.

Hlavním důvodem pro výběr a zavedení nového informačního systému ve firmě USSPA, s.r.o. byla potřeba zvládnout rostoucí objem výroby a exportu a připravit společnost na očekávaný růst produkce v budoucnu. S rostoucím objemem výroby a dodávek jsme začali pociťovat naléhavou potřebu po zavedení standardního softwaru na podporu plánování a řízení výroby. Vzhledem k výrazné proexportní orientaci naší firmy jsme hledali integrované řešení, které by podpořilo i tuto činnost. O změně v oblasti informačního systému jsme vážně uvažovali více než rok.

Více informací

Případová studie zákazníka USSPA, s.r.o.